Na zeven jaar trouwe dienst was de digitale infrastructuur van het Bravis Ziekenhuis toe aan vervanging. Hoofd informatisering & automatisering Erwin Jansen en projectmanager en John Smits hebben samen met de IT afdeling de taak op zich genomen en mogen tevreden terug kijken op een succesvolle aanschaf en implementatie van het nieuwe HCI van Dell EMC.
Erwin heeft een lang trackrecord binnen IT Management, de afgelopen 5 jaar is hij werkzaam in de zorgsector, waarvan de laatste 2,5 jaar vast in dienst bij Bravis. “Werken in de zorgsector is erg dankbaar. Je ziet hier veel meer mensen met passie voor hun werk, het is fijn dat ik in mijn rol voor die mensen iets kan betekenen. Bovendien is er binnen de zorgsector nog veel vooruitgang te boeken op het gebied van digitalisering. Ik ben blij dat ik daar nu vanuit mijn positie een positieve bijdrage aan kan leveren.”
Wat is Hyper Converged Infrastructure?
Het HCI, afgekort voor Hyper Converged Infrastructure is een nieuwe aanpak om grote hoeveelheden data en applicaties efficiënt virtueel op te slaan en snel beschikbaar te maken. HCI is een Software Defined Infrastructure die alle elementen van conventionele hardware-defined systemen virtualiseert. Zogezegd een plug and play oplossing waarbij zowel opslag, rekenkracht als besturingssoftware gezamenlijk in één doos zo in het serverrek gaat. Met de succesvolle implementatie is Bravis het eerste ziekenhuis in Nederland die gebruik maakt van HCI.
Digitale samenvoeging van Bravis locaties
Bravis heeft twee middelgrote locaties in Roosendaal en Bergen op Zoom. Tussen de locaties is een continue datastroom waarin de beide omgevingen van en naar elkaar gerepliceerd worden. “In totaal spreken we momenteel over een capaciteit van 150 Terabyte, dit gaat over alle data die we verwerken. Denk hierbij aan foto’s, radiologie, patiëntdossiers en alle office documenten. Al deze data en applicaties stonden op diverse infrastructuren. Met het nieuwe systeem bereiden we ons voor op een groei naar een totale capaciteit van 300 TB. Bovendien gaat alles nu stapsgewijs naar één infrastructuur, een flinke stap op het gebied van snelheid, capaciteit en beheersbaarheid.”
Sinds enkele jaren wordt aan de plannen gewerkt voor de fysieke samenvoeging van de twee locaties. Inmiddels is het besluit genomen waar het nieuwe ziekenhuis gaat komen en is de verwachting dat over 7 jaar het geheel samen zit op de onlangs gekozen locatie. Zo lang kon niet worden gewacht op een nieuwe digitale infrastructuur. Het oude systeem stond reeds 7 jaar en begon in enkele delen ouderdomsverschijnselen te vertonen. “In de voorgaande periode zagen we een toename van verstoringen in sommige systemen, vooral in de omgeving waarin de niet-radiologische afbeeldingen opgeslagen en verwerkt werden. Zowel op hard- als software was er een neerwaartse trend te zien in beschikbaarheid, het werd dus hoog tijd voor modernisering.” Analyseert Erwin. “Niet geheel onbegrijpelijk. Zeven jaar is vrij lang voor een dergelijk systeem in het hedendaagse IT landschap. Tijdens de implementatie van het nieuwe systeem zagen we steeds vaker verstoring in het oude voorkomen, dus we hadden ook geen jaar langer moeten wachten. Wat dat betreft een perfecte timing!”
Aanpak overgang naar HCI
Bij aanvang van het traject is John Smits gestart met het inventariseren van alle eisen en wensen van de betrokken stakeholders. “Bij een dergelijk project is het van groot belang dat we goed in kaart hebben welke partijen welke behoeften hebben. Die behoeften bleken vrij helder. Onze eindgebruikers zijn zorgprofessionals, zij hebben niet veel interesse voor de technische inhoud. De enige écht belangrijke pijlers voor hen zijn snelheid en gebruiksgemak. Van daar uit zijn we gaan kijken naar de meer inhoudelijk eisen van onze IT afdeling. Beheersbaarheid, effectiviteit, redundantie en datazuinigheid waren hierbij sleutelbegrippen. Effectieve opslag en datazuinigheid is niet onbelangrijk als je beseft dat sommige foto’s die gemaakt worden al gauw 10 GB kosten. Een enkele afdeling maakt zelfs nu al foto’s in 4K. De beelden zullen in de komende jaren enkel scherper worden, dus ook het verbruik zal stijgen. Opslag en transactie moét dus effectief, voor zowel de IT afdeling als de eindgebruiker.
Dat de systemen redundant uitgevoerd moeten worden spreekt voor zich. We kunnen natuurlijk niet hebben dat we door uitval van een systeem ons werk niet meer kunnen doen, met alle risico’s van dien. Om soortgelijke redenen was effectief beheer daarom ook een belangrijk punt bij de aanschaf. Doordat met de HCI oplossing de gehele infrastructuur virtueel op één geïntegreerd systeem draait is ook troubleshooting een stukje gemakkelijker gemaakt.
Hoe maak je de juiste keuze voor een HCI supplier?
Op basis van het uitgeschreven Programma van Eisen reageerden drie partijen. Dell EMC, HP en NetApp. Naast de traditionele oplossingen (Cloud, On Premise) stelden HP en Dell EMC ook de HCI oplossing voor. Een vrij nieuwe oplossing die in andere sectoren al enigszins zijn weg heeft gevonden maar in de conservatievere zorgsector nog niet. Logischerwijs wilden ze graag dat ook wij de HCI zouden gaan gebruiken omdat het een stap in de markt is. “Dat hielp ons goed in de onderhandelingspositie. Zowel John als onze inkoper hebben goed werk geleverd in de uitonderhandeling. Daar hebben we veel op bespaard en bovendien hebben we met de afgesproken volgorde van betaling wat oneffenheden die later in het project opspeelden vooraf goed kunnen ondervangen en snel recht kunnen trekken. Een scherpe onderhandeling was sowieso geen overbodige luxe. Dit project stond voor ongeveer de helft van ons totale IT investeringsbudget.”
“De samenwerking met Dell EMC is tot zo ver prettig verlopen. Uiteraard kunnen we niet verwachten dat bij dergelijke complexe implementaties alles foutloos verloopt en we hebben op een aantal zaken tot hoog in de boom best stevig in gesprek moeten gaan. De wijze waarop vervolgens gecommuniceerd en volgens de gemaakte afspraken gehandeld wordt is zeer prettig. Dit werkt natuurlijk twee kanten op, daarvoor ben ik John zeer dankbaar. Hij heeft aangetoond hoe je ook binnen de zorgsector een project binnen tijd en budget op een goede manier kunt opleveren terwijl alle betrokken stakeholders tevreden zijn. Af en toe heeft hij bij Dell EMC flink zijn tanden er in moeten zetten, dat heeft hij erg kalm en standvastig gedaan”.
Beren op de weg tijdens de implementatie
Dat terwijl lang niet alles van een leien dakje ging. Dat bleek al bij aanvang van de implementatie. Tijdens het fysiek plaatsen van de kasten liep het project tegen de eerste uitdaging aan. De kasten worden in Ierland geheel in elkaar geschroefd, en vervolgens verscheept. Bij aankomst bleek dat de apparaten niet door de deur van de serverruimte pasten. Uiteindelijk is alles op locatie uit elkaar gehaald en weer binnen de serverruimte in elkaar gezet. “Dan denk je overal rekening mee te hebben gehouden.” Blijkt maar weer dat zelfs voor het meest digitale systeem, een timmermansoog niet misstaat.
Nadat de nieuwe componenten geïnstalleerd, geconfigureerd en verbonden waren, was het tijd om het overhevelingstraject in te gaan waarbij stapsgewijs alle beoogde applicaties en data overgezet worden naar het nieuwe HCI. Tijdens dit traject bleek een verkeerde ratio te zijn gebruikt voor het berekenen van de datacompressie. Waardoor in de praktijk ruim minder dan 300TB ter beschikking kwam. “Om Dell EMC hierin alsnog mee te laten bewegen in wat we wilden had best wat voeten in aarde. Gelukkig waren we goed voorbereid aan het werk gegaan. Het contract was vooraf goed opgesteld en uiteindelijk erkende Dell EMC een miscalculatie te hebben gemaakt.”
De voordelen van het nieuwe Hyper Converged Infrastructure
Nadat Dell EMC de volledige 300TB ter beschikking stelde bleek de verrassende meerwaarde van het nieuwe systeem. Meer dan vooraf beoogd kon een veel groter deel van het totale applicatielandschap van het ziekenhuis in het HCI geladen worden. “Dat was een prettige verrassing inderdaad.” grijnst Erwin.
Met het overplaatsen van een groter deel van het applicatielandschap bleek ook het risico van het HCI toen door een reeds bekend probleem plots een volledige afdeling niet meer bij haar applicaties kon. “Gelukkig was dit snel verholpen en voorzien van een update om de uitval in de toekomst te voorkomen. Dat was wel even schrikken natuurlijk maar uiteindelijk bleek het een succesvolle testcase voor de beheersbaarheid.”
Erwin is positief gestemd over het nieuwe HCI en de manier waarop het project verlopen is. “We hebben op veel fronten een flinke stap vooruit gezet. Het systeem is flink sneller, makkelijk te beheren en neemt een stuk minder ruimte in. Ook kostentechnisch kom we een stuk positiever uit. Nu rest enkel nog het laatste stukje afronding maar ik vertrouw er op daar Dell EMC de afspraken na gaat komen.” Over de mogelijkheden van het HCI is Erwin duidelijk. “Ik zou het HCI zeker aanraden voor alle organisaties. HCI past helemaal in de gedachte van Edge computing, als opvolger van de beweging om alles naar de cloud te brengen. HCI biedt namelijk snellere opslag lokaal, en kan direct gekoppeld worden aan tragere opslag in de cloud.”
Wat gaat de toekomst brengen voor Bravis?
Wat het volgende grote project voor Erwin gaat worden, is nog niet duidelijk. “De komende periode investeren we nog in het succesvol afronden van de implementatie van het HCI. Dit betekent volledige acceptatie bij de eindgebruikers en het implementeren van wat laatste software updates van Dell EMC. Daarna zijn er nog genoeg uitdagingen te bedenken, zoals uitbreiding van ons patiëntenportaal naar de klinische patiënt, volledig geautomatiseerde gegevensuitwisseling met andere zorginstellingen en een biosensor die we samen met Philips aan het toepassen zijn. Belangrijke factor de komende jaren is de verhuizing van het ziekenhuis naar één locatie. Ik ben positief, we gaan zien wat de toekomst brengt!”
Meer lezen over innovatie bij het Bravis ziekenhuis? Lees dan ook Bravis ziekenhuis wordt datagedreven
Zelf op zoek naar goede projectmanagers of oplossingen voor je digitale transformatie? Neem contact op met ons.